¡SABIAS QUE !
La información que se ingrese en la contabilidad, debe estar debidamente soportada por comprobantes internos o externos.
Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable.
Contabilidad: Conoce cómo trabaja un contador | USMP
SOPORTES CONTABLES
DEFINICIÓN
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
NATURALEZA DE LAS CUENTAS
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
RECIBO DE CAJA MENOR
COMPROBANTES DE EGRESO
Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.
Deberá anexarse a al comprobante de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagado.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona ala que se le realizó el pago.
FACTURA DE VENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Requisitos de la Factura:
*Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
*Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
*Resolución de facturación actualizada vigencia dos años después de expedida
*Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
*Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
*Fecha de expedición.
*Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor *total de la operación
*El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
*Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
REMISIÓN
Una vez que el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado, elabora una remisión en el cual se detallan los artículos enviados con todas sus características, permitiéndose así al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.
NOTA DÉBITO
Cuando ala empresa le concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando le empresa a sus proveedores le hace devoluciones totales o parciales de las mercancías.
Un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
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SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS
Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros.
CONSIGNACIÓN BANCARIA
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
CONSIGNACIÓN EN EFECTIVO
CONSIGNACIÓN EN CHEQUE
ORDEN DE COMPRA
Documento informativo que expide el cliente para el envió de mercancía, permite controlar entregas parciales.
FACTURAS DE COMPRAS
Este soporte tiene las mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.
NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO EMITIDAS POR LOS BANCOS
Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o prestamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.
PAGARE
Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.
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NOTA PARA QUE NO TE PASE
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
*http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/soportes-contables-internos-externos.htm
*http://www.monografias.com/trabajos95/definicion-clases-soportes-libros-contabilidad/definicion-clases-soportes-libros-contabilidad.shtm
*http://www.gerencie.com/comprobantes-externos-de-contabilidad.html
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